1. Titolare del trattamento
Il titolare autonomo del trattamento è Cleanio di Scrocca Maria Claudia, con sede legale in Via Unica Sorigherio 8, San Donato Milanese (MI), C.F./P.IVA 14770670967, nella persona della titolare Maria Claudia Scrocca.
Cleanio e la struttura sanitaria presso cui il servizio viene eventualmente svolto operano, ciascuna per i trattamenti di propria competenza, quali titolari autonomi. Non si configura una contitolarità ai sensi dell’articolo 26 GDPR né un rapporto titolare-responsabile ai sensi dell’articolo 28 GDPR tra Cleanio e ASST.
2. A chi si applica
Questa informativa si applica alle persone che:
- richiedono o acquistano il servizio Cleanio come pazienti;
- richiedono o acquistano il servizio come caregiver, familiari o referenti del paziente;
- utilizzano il servizio in abbonamento come dipendenti o collaboratori di una struttura sanitaria aderente;
- contattano Cleanio tramite telefono, e-mail, WhatsApp, sito o moduli di richiesta;
- sono indicate come destinatarie della riconsegna o referenti operativi.
Il servizio è privato e volontario. La struttura sanitaria non vende il servizio, non incassa il corrispettivo e non gestisce ordini, rimborsi o reclami per conto di Cleanio.
3. Dati trattati
In funzione della categoria di utente e delle modalità di richiesta, Cleanio può trattare:
- dati identificativi e di contatto: nome, cognome, numero di telefono, stato e data della verifica del cellulare, e-mail, nominativo del referente;
- dati logistici: struttura sanitaria, presidio, reparto, piano, camera o punto di ritiro e riconsegna;
- categoria dell’utente: paziente, caregiver o personale della struttura sanitaria;
- dati dell’ordine: codice o riferimento ordine, capi consegnati, quantità, eventuali indicazioni sul trattamento, date e orari, stato del servizio, ritiro e riconsegna;
- dati economici e fiscali: importo, metodo ed esito del pagamento, dati necessari alla documentazione fiscale;
- dati dell’abbonamento: identificativo PayPal, stato della sottoscrizione, data e importo dell’ultimo pagamento, eventi di rinnovo, sospensione o cancellazione;
- dati di assistenza: richieste, comunicazioni, reclami, contestazioni, rimborsi e livello di soddisfazione;
- dati tecnici: log di sicurezza e funzionamento dei sistemi digitali, indirizzo IP e informazioni tecniche strettamente necessarie quando si utilizza il sito o il backoffice;
- dati derivati: tempi medi, anomalie operative, KPI e statistiche, preferibilmente aggregati o anonimizzati.
Cleanio non richiede dati clinici, diagnosi, cartelle sanitarie, farmaci assunti o altre informazioni sanitarie non necessarie al servizio. L’utente è invitato a non inserire tali informazioni nelle note o nelle comunicazioni.
4. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Dati principali | Base giuridica |
|---|---|---|
| Ricevere la richiesta, identificare l’utente, organizzare ritiro, lavaggio, eventuale stiratura, confezionamento e riconsegna. | Dati identificativi, contatti, dati logistici e dell’ordine. | Esecuzione del contratto o misure precontrattuali richieste dall’interessato, articolo 6.1.b GDPR. |
| Gestire pagamenti, sconti, documentazione fiscale e obblighi amministrativi. | Dati economici, fiscali e dell’ordine. | Esecuzione del contratto e adempimento di obblighi legali, articoli 6.1.b e 6.1.c GDPR. |
| Attivare e amministrare l’abbonamento mensile dei dipendenti, verificare il primo pagamento e i rinnovi. | Dati identificativi, ospedale e reparto, identificativo e stato PayPal, esito dei pagamenti. | Esecuzione del contratto e misure precontrattuali, articolo 6.1.b GDPR; obblighi legali, articolo 6.1.c GDPR. |
| Fornire assistenza, gestire reclami, prevenire frodi, tutelare diritti e difendersi in giudizio. | Contatti, comunicazioni, ordine, pagamenti e documentazione della contestazione. | Esecuzione del contratto e legittimo interesse di Cleanio alla sicurezza e tutela dei propri diritti, articoli 6.1.b e 6.1.f GDPR. |
| Produrre KPI, statistiche e report sull’andamento del servizio. | Dati operativi aggregati o anonimizzati; per gli abbonamenti dei dipendenti, dati indicati nella sezione 6. | Legittimo interesse al miglioramento e monitoraggio del servizio, articolo 6.1.f GDPR; esecuzione del contratto, ove applicabile. |
| Gestire dati che, per il contesto ospedaliero, possono indirettamente rivelare informazioni sulla salute. | Qualifica di paziente, presidio, reparto e camera, limitatamente a quanto indispensabile. | Consenso esplicito dell’interessato, articolo 9.2.a GDPR, oltre alla base dell’articolo 6 applicabile al servizio. |
| Adempiere a richieste di autorità e obblighi di legge. | Dati strettamente richiesti dalla norma o dall’autorità competente. | Obbligo legale, articolo 6.1.c GDPR. |
La presa visione di questa informativa non costituisce consenso. Quando è necessario trattare informazioni che possono indirettamente rivelare lo stato di salute, Cleanio acquisisce un consenso esplicito e separato.
5. Dati inferenziali e dati particolari
La presenza di una persona presso uno specifico ospedale, reparto o camera può consentire di dedurre informazioni relative alla salute, anche quando Cleanio non conosce diagnosi o condizioni cliniche. Per questo motivo tali dati sono trattati con accessi limitati, per il tempo strettamente necessario e solo per effettuare il ritiro o la riconsegna.
Per i pazienti, il trattamento di qualifica, ospedale, reparto e camera è effettuato sulla base del consenso esplicito. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento scrivendo a claudia@cleanio.it; la revoca non pregiudica i trattamenti già effettuati, ma può rendere impossibile completare il servizio quando tali informazioni sono indispensabili per la consegna.
6. Pazienti, caregiver e dipendenti degli ospedali aderenti
Pazienti e caregiver
ASST Santi Paolo e Carlo può consultare esclusivamente KPI, statistiche, report e informazioni operative in forma aggregata, anonimizzata o comunque priva di elementi identificativi. Cleanio non rende visibili ad ASST il nome, i recapiti, il dettaglio dell’ordine o il pagamento del singolo paziente o caregiver, salvo obblighi inderogabili di legge o richieste dell’autorità competente.
Dipendenti che sottoscrivono l’abbonamento
Per verificare l’effettiva appartenenza del richiedente alla struttura aderente e amministrare il servizio, Cleanio tratta:
- nome e cognome del dipendente;
- reparto o area di appartenenza;
- riferimento, data e stato dell’abbonamento;
- identificativo della sottoscrizione PayPal ed esito dei pagamenti;
- importo e periodo di abbonamento.
Questi trattamenti non comprendono diagnosi, dati clinici, informazioni sanitarie o altre categorie particolari non necessarie. L’eventuale struttura sanitaria tratta i dati ricevuti come titolare autonomo, secondo la propria informativa e le proprie regole di conservazione. L’accesso è limitato ai referenti autorizzati e protetto da credenziali nominative o sistemi equivalenti.
PayPal tratta i dati di pagamento come autonomo titolare secondo la propria informativa. Cleanio non riceve il numero completo della carta o le credenziali del conto PayPal, ma riceve i dati tecnici necessari a verificare attivazione, rinnovi, pagamenti falliti, sospensione e cancellazione della sottoscrizione.
7. Conferimento dei dati
I dati contrassegnati come obbligatori nel modulo di richiesta sono necessari per concludere ed eseguire il contratto. Senza nome, recapito, categoria utente, struttura, reparto e — per il paziente — camera o altro punto concordato, Cleanio potrebbe non riuscire a ritirare o riconsegnare gli indumenti.
Per i dipendenti, ospedale, reparto e dati necessari a verificare lo stato PayPal sono indispensabili per attivare e mantenere l’abbonamento. Il mancato conferimento o un pagamento non verificato impediscono l’erogazione del servizio in abbonamento.
8. Destinatari e fornitori
I dati possono essere trattati, secondo necessità, da:
- personale e collaboratori Cleanio autorizzati e formati;
- lavanderie industriali, operatori logistici e partner tecnici coinvolti nell’esecuzione del servizio;
- fornitori di hosting, cloud, software gestionale, assistenza informatica, comunicazioni e sicurezza;
- prestatori di servizi di pagamento, banche e gestori POS, che operano secondo i propri ruoli privacy;
- commercialisti, consulenti legali, assicurazioni e altri professionisti tenuti alla riservatezza;
- ASST, nei soli casi e limiti descritti nella sezione 6;
- autorità pubbliche, giudiziarie o di controllo quando previsto dalla legge.
I fornitori che trattano dati per conto di Cleanio sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR quando ne ricorrono i presupposti. Cleanio condivide con lavanderie e operatori solo i dati necessari a identificare correttamente il sacchetto, lavorare i capi e completare la consegna.
9. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo
Cleanio privilegia fornitori e infrastrutture situati nello Spazio Economico Europeo. Se un fornitore comporta il trasferimento o l’accesso a dati da un Paese esterno allo SEE, Cleanio verifica l’esistenza di una decisione di adeguatezza oppure utilizza garanzie appropriate, incluse le clausole contrattuali standard della Commissione europea e, ove necessario, misure supplementari. È possibile richiedere informazioni sulle garanzie applicate scrivendo al contatto privacy.
10. Tempi di conservazione
| Categoria | Periodo o criterio di conservazione |
|---|---|
| Dati logistici operativi, reparto e camera | Per il tempo necessario a completare ritiro e riconsegna; successivamente sono eliminati dai flussi operativi o ridotti al minimo, salvo contestazioni in corso. |
| Dati dell’ordine, del contratto, pagamenti e documentazione fiscale | Fino a 10 anni dall’ultima registrazione, per obblighi civilistici, contabili e fiscali e per la tutela dei diritti. |
| Dati di sottoscrizione e notifiche PayPal | Per la durata dell’abbonamento e successivamente fino a 10 anni per obblighi amministrativi, fiscali, prova dei pagamenti e tutela dei diritti. |
| Comunicazioni di assistenza e reclami | Per il tempo necessario alla gestione e, di regola, fino a 24 mesi dalla chiusura; più a lungo in caso di contenzioso, fino alla sua definizione. |
| Log tecnici e di sicurezza | Di regola fino a 12 mesi, salvo necessità di indagine su abusi, incidenti o richieste dell’autorità. |
| Dati anonimizzati e statistiche aggregate | Possono essere conservati senza limiti quando non consentono più di identificare, direttamente o indirettamente, una persona. |
Alla scadenza, i dati sono cancellati, anonimizzati o conservati in forma limitata e protetta quando una norma o una controversia ne impone l’ulteriore conservazione.
11. Sicurezza e riservatezza
Cleanio applica misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui controllo degli accessi, credenziali individuali, limitazione dei privilegi, tracciabilità delle operazioni, protezione dei dispositivi, procedure di gestione delle violazioni, separazione logica dei dati e formazione del personale.
Ogni ordine e sacchetto è gestito mediante riferimenti operativi destinati a ridurre il rischio di scambio, perdita o accesso non autorizzato. Nessun sistema è totalmente privo di rischio, ma Cleanio riesamina periodicamente le misure adottate e interviene in caso di anomalie.
12. Diritti dell’interessato
Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può chiedere:
- accesso ai dati personali e copia degli stessi;
- rettifica dei dati inesatti e integrazione di quelli incompleti;
- cancellazione dei dati;
- limitazione del trattamento;
- portabilità dei dati forniti, quando il trattamento è automatizzato e basato su contratto o consenso;
- opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
- revoca del consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca.
Le richieste possono essere inviate a claudia@cleanio.it. Cleanio può chiedere informazioni ragionevoli per verificare l’identità del richiedente e risponde, di regola, entro un mese, prorogabile nei casi previsti dalla legge.
L’interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o rivolgersi all’autorità di controllo competente del proprio Stato membro, fermo restando il diritto di adire l’autorità giudiziaria.
13. Dati forniti da caregiver, familiari o altri terzi
Chi richiede il servizio per conto di un paziente o indica un’altra persona come referente deve essere autorizzato a farlo e deve comunicare solo dati corretti e necessari. Il richiedente si impegna a rendere questa informativa disponibile alla persona interessata, quando possibile.
Quando Cleanio riceve dati non direttamente dall’interessato, fornisce o rende disponibile questa informativa al primo contatto utile e comunque entro i termini previsti dall’articolo 14 GDPR, salvo le eccezioni di legge. Per minori o persone sottoposte a rappresentanza, la richiesta deve provenire da chi esercita la responsabilità genitoriale, la tutela o altro valido potere di rappresentanza.
14. Sito, log tecnici e WhatsApp
La semplice consultazione del sito può comportare la registrazione automatica di dati tecnici, quali indirizzo IP, data e ora della richiesta, pagina visitata, browser e informazioni necessarie alla sicurezza e all’erogazione della pagina. Tali dati non sono utilizzati da Cleanio per profilazione commerciale.
Il sito può utilizzare cookie o strumenti strettamente tecnici necessari al funzionamento. Eventuali strumenti non tecnici o di profilazione potranno essere attivati solo previa informativa e, quando richiesto, consenso tramite un sistema di gestione delle preferenze.
Quando la funzione di verifica automatica è attiva, per attivare online un abbonamento Cleanio invia tramite WhatsApp un codice temporaneo di verifica al numero indicato. A questo scopo il numero viene comunicato al fornitore della WhatsApp Business Platform; il codice è conservato solo in forma protetta, scade dopo pochi minuti ed è eliminato dopo la verifica. Se l’utente seleziona un collegamento a WhatsApp, viene inoltre indirizzato a un servizio gestito da un soggetto terzo. L’utilizzo di WhatsApp è regolato dalle condizioni e dall’informativa privacy del relativo fornitore.
15. Decisioni automatizzate, profilazione e marketing
Cleanio non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato. I KPI operativi non sono utilizzati per determinare decisioni cliniche, assistenziali o lavorative.
I recapiti raccolti per eseguire il servizio non sono utilizzati per inviare comunicazioni promozionali senza una distinta base giuridica e, quando richiesto, uno specifico consenso revocabile in qualsiasi momento.
16. Aggiornamenti e contatti
Cleanio può aggiornare questa informativa per riflettere modifiche normative, organizzative o tecniche. La versione pubblicata indica la data dell’ultimo aggiornamento. Le modifiche sostanziali sono comunicate con modalità adeguate al rapporto in corso.
Per chiarimenti sul trattamento dei dati o per esercitare i diritti: claudia@cleanio.it · +39 379 168 1250.